Des achats au suivi des données, il existe toutes sortes de façons non seulement de contrôler, mais aussi de maximiser le budget alimentaire de son service.
Alors que les hôpitaux, centres de soins, résidences et autres établissements de santé continuent de mettre l’accent sur la réduction des coûts, les gestionnaires de services alimentaires et de nutrition se retrouvent souvent dans l’obligation de dénicher des économies un peu partout. Et ils commencent généralement par examiner leur budget alimentaire.
Mais selon Dana Fillmore, nutritionniste et directrice du secteur de la santé chez Service alimentaire Gordon, ils ne l’examinent peut-être pas d’assez près. « Le vrai coût de revient ne se résume pas qu’au prix sur la facture, explique-t-elle. Il comprend tout ce qui est nécessaire pour préparer une assiette et la servir au client. »
Plus précisément, il inclut les coûts de main-d’œuvre, de préparation, d’équipement et de service, ceux associés au gaspillage, etc. Tous ces coûts permettent de calculer le coût par assiette, qui donne un portrait beaucoup plus juste du montant réellement dépensé pour servir une assiette, et permet donc de déterminer précisément les économies à réaliser.
En fait, le contrôle du budget alimentaire requiert de mesurer et d’analyser chaque aspect des coûts opérationnels. Les données obtenues aident ensuite à identifier les économies et améliorations possibles.
Achats sensés
Pour optimiser son coût par assiette , il faut d’abord s’assurer de tirer pleinement profit de son contrat. Si l’on fait partie d’une organisation de groupement d’achats, on doit connaître les rabais qui y sont associés et les exploiter. Par exemple, si 85 % des achats de l’établissement doivent être faits conformément au contrat et qu’on n’atteint pas ce chiffre, on se prive de remises et de rabais précieux.
« Si l’entente prévoit l’achat d’une certaine marque de poulet ou d’un certain volume de produits de marques exclusives, on doit le respecter », recommande Mme Fillmore. Il faut analyser les achats chaque mois, en portant attention aux dépenses les plus importantes hors contrat, puis se demander si le contrat prévoit un produit équivalent. Plus on exploite ce contrat, plus on économise.
Pour améliorer l’efficacité et réduire le gaspillage, les établissements doivent également limiter leur nombre de fournisseurs. Plus ce nombre est élevé, plus on gère de commandes, de factures et de livraisons. Sans compter que les achats faits auprès de tiers nuisent peut-être au respect des conditions du contrat. Il en va de même pour le nombre de produits. Il est rarement économique d’acheter le même poulet de deux marques différentes.
L’utilisation croisée constitue un autre moyen d’économiser. « Il faut planifier son menu de façon à pouvoir utiliser un même produit de plusieurs façons, conseille Mme Fillmore. Par exemple, les épinards prévus pour une salade remplaceront parfaitement le mélange printanier dans un plat de saumon. » Et cette méthode très simple est plus efficace qu’on ne le pense.
Portrait des revenus
La création de sources de revenus additionnelles peut contribuer à réduire l’ensemble des coûts. Les services de traiteur, plats à emporter, kiosques où l’on sert du café et des collations et concepts de type « dépanneur» peuvent générer des revenus qui aideront à compenser les coûts.
Lors de l’analyse du coût de revient total, il est absolument nécessaire de tenir compte des recettes cédées. « On parle ici de services que l’on fournit, mais qui ne nous sont pas remboursés, » ajoute Mme Fillmore : repas des invités, collations gratuites, repas pour les rencontres et les activités ainsi que rabais des employés.
Il faut surveiller ces recettes, puisqu’elles font partie des coûts et qu’elles doivent être assumées. De plus, leur suivi permet de les faire ressortir clairement pour mieux en démontrer l’impact auprès de la direction, si nécessaire.
Les données sur les revenus peuvent aussi entraîner des changements dans les processus et les politiques qui amèneront une réduction de coûts. Par exemple, si le montant ou la variation mensuelle des stocks se révèle un problème, on doit chercher des façons de mieux gérer cette dépense et de la rendre plus prévisible, comme en renforçant les directives auprès du personnel.
Leviers opérationnels
La réduction du gaspillage peut avoir un effet très positif sur le budget. Logiquement, moins on jette d’aliments en amont du service, plus le coût par assiette est bas. On peut notamment sensibiliser son personnel à la réduction du gaspillage et envisager l’utilisation d’équipement ou la création de politiques qui permettront de réduire les frais d’électricité.
L’utilisation d’un système de gestion des menus cycliques peut aussi être très utile. Ce genre d’outil peut générer automatiquement des menus, des recettes de production et des commandes. En plus de tout cela, GFS Connect permet de réaliser des économies en facilitant la gestion de certaines tâches quotidiennes comme la réduction du gaspillage, du vol et de l’excédent de stocks.
Enfin, les économies les plus importantes se cachent souvent du côté de la principale dépense opérationnelle, c’est-à-dire le personnel. Comme les frais de main-d’œuvre comptent typiquement pour 50 % ou plus du budget des services alimentaires du secteur de la santé, il est essentiel de bien les gérer.
Gestion et suivi du budget
Comme on peut difficilement gérer ce qu’on ne mesure pas, les établissements doivent absolument documenter et assurer un suivi des facteurs présentés ci-dessus, mais aussi des coûts des aliments, des produits non alimentaires et des suppléments par résident par jour, du coût net par jour et du montant moyen des transactions.
Naturellement, cela peut sembler beaucoup. C’est pourquoi il vaut mieux commencer par quelques coûts et processus à la fois. Si l’on recueille déjà certaines de ces données, il suffira alors de créer un système pour les rassembler.
Amy Buehrle Light, nutritionniste et spécialiste des technologies – Alimentation et nutrition chez Genesis HealthCare, un des plus importants fournisseurs de soins de courte durée aux États-Unis, a créé un système du genre.
Mme Light et son équipe ont recueilli les données d’achat de produits de quinze établissements de soins de Genesis et ont créé un tableur permettant de comparer leurs données à celles de la région et de toute l’entreprise. Le regroupement des données à un seul endroit a permis aux gestionnaires d’identifier les anomalies et de procéder à des changements opérationnels ciblés pour atteindre les budgets alimentaires et améliorer le respect des normes du programme.
Des données qui favorisent l’amélioration
« Après seulement quatre mois, le premier groupe de quinze établissements avait diminué son coût par patient par jour de 2,7 %, » indique Mme Light, qui affirme que l’outil pourrait facilement être modifié pour inclure d’autres catégories de dépenses comme la main-d’œuvre, les fournitures et les suppléments.
En fait, il n’est pas bien difficile de se créer un système de mesure et de suivi des données, que ce soit sous forme de tableur ou autre. Et ce système peut être aussi simple ou complexe qu’on le souhaite. L’important, c’est de commencer à recueillir dès maintenant des données.
Le processus utilisé par Genesis constitue un exemple de référenciation, c’est-à-dire de comparaison des processus et du rendement d’une entreprise avec elle-même et d’autres entreprises semblables. La référenciation permet de comprendre où l’on se situe par rapport aux autres et aux années précédentes.
Les données recueillies, examinées et référencées aident à déterminer où et comment couper. Elles servent de tremplin vers l’action; elles donnent l’impulsion nécessaire pour créer et mettre en place des pratiques exemplaires qui contribueront à réduire le coût par assiette et à améliorer la compréhension et le contrôle du budget.
Données : marche à suivre
- Commencer : Si vous ne recueillez pas de données, vous devriez commencer à le faire dès maintenant.
- Analyser : Ne vous contentez pas de recueillir l’information; examinez-la.
- Agir : Utilisez les conclusions tirées pour procéder à des changements.
- Répéter : Faites-en un processus continu qui permettra une amélioration constante.
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