Quatre pratiques efficaces pour réduire son nombre de produits

En éliminant certains produits au profit de certains autres, on peut réaliser de belles économies et améliorer son efficacité

En santé, il est primordial de maximiser son efficience, particulièrement dans le secteur des services alimentaires, où l’on doit tirer pleinement profit de chaque dollar. Bien sûr, certains aspects sont hors du contrôle du gestionnaire de la cuisine : la taille du budget annuel, l’augmentation des coûts de main-d’œuvre et d’approvisionnement, etc. C’est pourquoi il est essentiel de se concentrer sur ce qu’on peut contrôler, par exemple, ses pratiques d’achat.

Quand vient le temps de passer une commande, c’est le moment idéal d’examiner ses produits et de chercher des façons d’en réduire le nombre. Les organisations de groupement d’achats et les directeurs des services alimentaires peuvent généralement donner certains conseils en vue d’économiser sur les frais d’approvisionnement; les représentants de Service alimentaire Gordon sont aussi formés pour conseiller leurs clients sur les façons de réduire les coûts de commande et les pertes ainsi que d’améliorer l’efficacité en matière d’entreposage et de préparation du menu. Voici quatre aspects à prendre en considération :

Un pas à la fois

Il existe une différence énorme entre une liste interminable comprenant des milliers de produits et une liste d’achats précise qui respecte les exigences et répond aux besoins en matière de menu, explique Kevin Crampton. Ce dernier est vice-président ‒ développement des affaires et contrats chez HPS, une organisation de groupement d’achats appartenant à ses membres. Située au Michigan, l’organisation est au service de plus de 3000 clients.

« En réduisant le nombre de produits, on augmente la possibilité d’acheter un volume élevé d’un produit en particulier, ce qui risque d’en réduire le prix, laisse-t-il savoir. Pour le distributeur, cela facilite la planification, le calcul des coûts, l’entreposage et les autres facteurs qui permettent à l’acheteur d’économiser. »

Bien sûr, il ne faut pas non plus se précipiter pour tout combiner. D’après M. Crampton, c’est en passant d’environ trois à un produit qu’on obtient les meilleurs résultats. 

Et avec des milliers de différents produits à examiner, on doit choisir prudemment lesquels combiner. Le mieux, c’est de commencer par les produits qu’on achète en grande quantité, tout en se rappelant que lorsque le distributeur réserve un espace pour un produit à faible volume, les coûts d’entreposage et de liquidation ont également des répercussions sur les produits à volume élevé.

Miser sur la simplicité

Peter Mueller, directeur des services d’alimentation et de nutrition chez Millennium Trail Manor, à Niagara Falls, indique que la réduction du nombre de produits simplifie la gestion et diminue les variables à prendre en compte dans le processus de préparation et de service.

Comme il a pour mandat de superviser le menu des huit résidences du Conmed Health Care Group, il sait de quoi il parle et comprend bien l’importance de consolider ses achats. Chacune des cuisines qu’il gère fonctionne selon un menu cyclique de trois à quatre semaines, avec des changements de menu au printemps et à l’automne, en fonction des produits disponibles et des préférences saisonnières.

« Avec un menu normalisé, je peux créer une liste d’achats qui couvre ce qui sera au menu pour la semaine, précise-t-il. Cela m’aide à garder une constance dans mon inventaire et à bien comprendre ce qui entre et ce qui sort. »

L’inventaire est géré selon une approche « juste à temps ». En plus de garder en stock une réserve de nourriture de 72 heures, conformément à la Loi de 2007 sur les foyers de soins de longue durée, M. Mueller s’assure aussi de toujours avoir deux caisses de chaque produit essentiel, lorsque c’est possible. Cela garantit une quantité de produits suffisante, tout en laissant de la place pour de nouveaux produits. Cette méthode du « premier entré, premier sorti » permet d’éviter les pertes et le gaspillage, en plus de réduire le temps de suivi nécessaire et le risque de vol, ce qui se traduit par des économies.

En réduisant le nombre de produits, on fait des économies sur les commandes, l’entreposage et la préparation. Quand chaque résidence utilise les mêmes produits, cela permet une préparation et un service plus constants, en plus de diminuer les erreurs.

« Je reçois régulièrement un rapport de mouvement de l’inventaire, ce qui me permet de savoir ce qu’on achète et de le comparer à ce qui est utilisé pour trouver des façons d’améliorer l’efficacité », indique M. Mueller.

Opter pour l’utilisation mixte

Pour lui, la réduction du nombre de produits et l’utilisation mixte sont d’excellentes façons de contrôler les coûts. 
« Je cherche à déterminer quels produits peuvent être employés de multiples façons, explique-t-il. Si j’utilise, par exemple, le même bœuf dans plusieurs recettes ‒ tourtière, sauté, ragoût, etc. ‒, cela facilite la préparation pour le personnel. »

Le menu cyclique facilite aussi l’utilisation mixte. Grâce à ce type de menu, la personne responsable de la cuisine connaît exactement les quantités à commander, la façon d’employer les ingrédients dans chaque plat et le nombre de portions produites.

Un bon examen… et une stratégie sensée

La gestion du menu n’a rien de simple. Les données, que ce soit celles sur le nombre de repas servis ou celles sur la quantité de nourriture non consommée, permettent de découvrir quels aliments sont les plus populaires. Il peut alors être tentant de revoir le menu pour offrir plus de choix ou d’acheter un ingrédient spécial pour donner du mordant à un seul plat. Ce sont pourtant des aspects sur lesquels il faut porter particulièrement attention.

Pourquoi commander une caisse de coriandre quand on en a besoin seulement une fois par semaine dans un plat de riz? En plus d’entraîner du gaspillage, cet ingrédient superflu prend de la place autant dans la chambre froide de l’établissement que dans celle du distributeur. Et les mêmes coûts s’appliquent aux aliments plus populaires comme le poulet. Plutôt que de commander des dizaines de types de poulet à l’échelle de l’organisation, on a tout avantage à s’entendre sur l’achat de certains produits en particulier pour tirer profit au maximum de son contrat. 

« J’examine les aliments que nous utilisons tous, puis j’essaie de trouver une manière de m’assurer que nous employons les mêmes produits, après quoi je négocie une entente, précise-t-il. Le café en est un bon exemple. Les fournisseurs qui en offrent sont nombreux, tout comme le choix de produits. Je tente donc de tout regrouper. »

L’association à un seul fournisseur comporte aussi certains avantages : équipement, participation commanditée à un événement, etc.

Et même si la signature d’un contrat avec un seul fournisseur peut signifier de devoir renoncer à certains produits, le jeu en vaut la chandelle : 

« Quand nous avons une entente avec un seul fabricant, ce dernier arrive plus facilement à faire des prévisions, et le client obtient un bon prix en raison du volume d’achats, soutient M. Crampton. De son côté, le responsable de la cuisine peut mieux gérer son inventaire et a l’assurance d’obtenir des produits toujours semblables. »