De petits pas en avant pour mieux gérer son inventaire

Des pratiques de gestion de l’inventaire simples peuvent contribuer à éviter la surproduction, l’altération des produits, le gaspillage et même le vol, et ainsi permettre des économies. 

Votre menu est fin prêt et son coût de production correspond au montant alloué aux repas pour chaque résident. Vous n’avez donc plus aucune raison de vous en faire, n’est-ce pas? Si les choses étaient si simples, tous les départements de services alimentaires respecteraient leur budget. 
 
Malheureusement, c’est un peu plus compliqué que cela. Car il existe une grande différence entre les coûts théoriques et les coûts réels. L’argent investi disparaît pour plusieurs raisons, notamment la surproduction, l’altération des produits, le gaspillage et le vol. Mais un bon processus de gestion de l’inventaire peut aider à repérer les lacunes dans ses méthodes et à mettre en place des stratégies pour y remédier. 
 
Mais qui a le temps d’élaborer un programme de pratiques exemplaires de gestion de l’inventaire et de le garder à jour? 

Eh bien, la réponse est : vous! Parce que l’argent que vous économiserez vaut amplement l’effort que vous y consacrerez. De plus, il existe des façons simples (qui ne veut pas gagner du temps?) de gérer efficacement son inventaire en peu de temps. 
 
Nous vous présentons donc les meilleures pratiques de contrôle de l’inventaire de même qu’un outil qui facilite grandement le processus. 

Définition du processus

Avant d’établir une procédure de gestion de l’inventaire, on doit avoir une idée claire des produits à gérer. La meilleure solution consiste à contrôler rigoureusement son guide de produits, c’est-à-dire la liste complète de tous les produits achetés auprès de ses fournisseurs. Ces feuilles d’inventaire sont alors statiques et reflètent tout ce qui pourrait possiblement être gardé en stock dans l’établissement.
 
Si cela semble trop de travail, on peut aussi envisager d’opter pour une liste de produits soigneusement sélectionnés. Par exemple, on pourrait choisir de surveiller les aliments les plus coûteux comme les protéines ou certains fruits et légumes. Si la conservation des produits laitiers pose problème, on devrait logiquement ajouter certains de ces produits à la liste. 
 
En fait, il n’est pas nécessaire de tout vérifier. Et pour faciliter davantage le processus, on peut ajouter à la liste le produit le plus comparable à un produit donné offert par son distributeur principal. Ce sera particulièrement utile si on utilise un système de gestion de l’inventaire lié aux produits du distributeur. Comme les prix sont assez semblables d’un distributeur à l’autre, on récupérera la différence de prix en gagnant du temps et en simplifiant le processus d’inventaire. 

Organisation adéquate

La règle d’or de l’inventaire sans papier consiste à entreposer chaque produit acheté à un endroit précis. Il suffit de plastifier le code à barres du produit, de le placer devant chaque emplacement et d’utiliser un lecteur de code à barres Bluetooth lié à un téléphone intelligent ou une tablette.
 
Encore une fois, il faut savoir que le dénombrement de tous les produits d’un emplacement nécessite beaucoup de travail. Il est souvent plus réaliste de marquer certains emplacements en particulier, soit ceux où se trouvent les produits que l’on veut régulièrement vérifier. Chacun de ces emplacements peut être marqué d’un collant de couleur pour attirer l’attention de la personne responsable de l’inventaire. Les autres produits auront sûrement une aire d’entreposage désignée, mais les limites de celle-ci pourront être un peu moins définies. Grâce à cette approche, l’inventaire sera très facile à gérer. 

Fréquence et moment de l’inventaire

Traditionnellement, on fait l’inventaire à intervalle régulier (année, trimestre, mois ou même semaine). Mais comme l’inventaire physique vient généralement s’ajouter aux tâches assignées, il fait augmenter les heures de travail. On peut toutefois procéder à de petits inventaires lors de la vérification des stocks avant les commandes. 
 
Tandis que l’employé responsable des commandes visite chaque lieu d’entreposage pour vérifier les stocks avant de passer sa commande, il peut en profiter pour entrer les quantités des produits figurant sur la liste (une trentaine), c’est-à-dire ceux qui sont marqués d’un collant de couleur. 
 
Puisque l’employé est déjà en train de vérifier les stocks, cette méthode augmente à peine la charge de travail. De plus, elle a l’avantage de permettre un inventaire des produits régulier et l’examen des quantités avant les commandes. Quand on reçoit deux livraisons par semaine, il est même possible de diviser la liste de produits en deux, par exemple en utilisant des collants roses pour les produits à vérifier le lundi et des verts pour ceux du jeudi.

Analyse des données

Une fois la collecte de données d’inventaire commencée, on doit réfléchir à la façon dont on conservera et on analysera ces données au fil du temps. En effet, c’est le seul moyen de repérer les problèmes associés à la surproduction, au gaspillage ou au vol. Et même si certains considèrent qu’un tableur peut remplacer un bon système de gestion de l’inventaire, eh bien, ce n’est pas le cas.  
 
Dans un tableur, les prix doivent être mis à jour manuellement chaque année. Les achats et les crédits doivent aussi être entrés à la main. Enfin, l’équation qui permet d’obtenir les coûts associés aux aliments est plutôt complexe. À l’inverse, le système de gestion de l’inventaire fait tout cela à notre place. Idéalement, le système doit également être lié aux systèmes du distributeur, ce qui permet d’obtenir de l’information en temps réel.
 
En résumé, les exploitants qui ne font un inventaire physique qu’une fois l’an ratent de belles occasions d’économie. Grâce aux idées ci-dessus et à un système de gestion de l’inventaire, on peut commencer à petite échelle, peut-être même en se limitant à cinq ou dix produits vraiment importants. De là, on peut en ajouter quelques-uns à la fois, ce qui est beaucoup plus facile à gérer pour le personnel, déjà habitué au processus. 

Simplification de l’inventaire

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