Gestion efficace des stocks dans un restaurant

Composé de tous les produits dont vous avez besoin pour assurer le fonctionnement de votre restaurant, votre inventaire est vital à vos activités. Et le suivi que vous en faites a des répercussions majeures sur les services que vous offrez chaque jour. Même si certains restaurants prennent parfois la chose à la légère, une bonne gestion de l’inventaire demande, en fait, beaucoup d’engagement. Voici quelques renseignements et conseils qui devraient vous mettre sur la voie de la réussite :

Qu’est-ce que la gestion des stocks?

La gestion des stocks correspond au processus de suivi des stocks d’un restaurant en vue de prévenir les pertes et de garder un œil sur le profit. Voici les trois principaux éléments à prendre en compte :

• Le stock entrant: Produits qui entrent dans votre établissement, c’est-à-dire les produits de base commandés d’un fournisseur. Il s'agit des fournitures qui arrivent à la porte de votre restaurant - des matières premières que vous avez commandées à un fournisseur.
• Le stock utilisé: Produits utilisés pendant le service. On peut faire un suivi de ces produits en comparant la quantité de stock au début d’une période d’inventaire par rapport à celle restante à la fin de cette période. Ce qui nous amène naturellement à l’élément suivant… Vous voudrez suivre les stocks utilisés pendant le service. Vous pouvez souvent suivre cet inventaire en comparant le stock que vous avez au début d'une période d'inventaire à celui que vous avez à la fin. Ce qui nous amène naturellement à...
• Le stock final: Produits qui restent à la fin d’une période d’inventaire donnée. Il s'agit du stock restant à la fin d'une période de suivi donnée.

Vous pouvez fixer la durée de la période d’inventaire selon vos besoins. Mais, règle générale, les produits comme les aliments très périssables et ceux qui ont un gros roulement devraient être vérifiés toutes les semaines. Les articles comme les verres, les appareils et les produits de nettoyage peuvent être vérifiés sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Pourquoi est-ce important?

Les raisons de surveiller les stocks sont nombreuses. Au niveau le plus élémentaire, la gestion de l’inventaire permet de veiller à toujours avoir le nécessaire en stock. La dernière chose dont vous avez besoin, c’est de manquer d’un ingrédient essentiel au milieu d’une période très occupée. Voici quelques autres raisons :

• Lutter contre le gaspillage: Dans les restaurants, jusqu’à 10 % des aliments sont gaspillés avant même d’atterrir dans l’assiette du client, ce qui nuit à la rentabilité et à la viabilité des pratiques. Jusqu'à 10% de nourriture est gaspillé dans un restaurant avant même d'avoir eu la chance de se retrouver dans l'assiette du client, ce qui nuit à vos bénéfices et aux pratiques de votre restaurant en matière de développement durable.
• Améliorer le coût de revient: Vous trouverez plus de détails sur le calcul du coût de revient dans cet article, mais sachez que, en gros, le suivi des stocks est une étape essentielle d’une bonne gestion du coût de revient et de l’augmentation des revenus. Vous pouvez lire tous les détails sur les pourcentages des coûts alimentaires ici, mais le suivi de vos stocks est une étape cruciale pour avoir des aliments sains et de bonne qualité. le pourcentage des coûts alimentaires et de générer plus de revenus.
• Réduire le stress: Une bonne gestion de l’inventaire évite de devoir s’en faire avec des ajustements de dernière minute qui risquent de mettre de la pression sur tout le monde. Une gestion efficace des stocks d'un restaurant signifie que vous n'avez pas à vous soucier d'apporter des ajustements imprévus à votre menu, ce qui peut être une source de stress pour vous et votre personnel.
• Augmenter l’exactitude de la marge de profit: Si vous ne savez pas réellement ce que vous utilisez, vous aurez beaucoup de difficulté à calculer vos gains et tout ce qui gravite autour de ces chiffres. Si vous ne savez pas quelle part de votre stock est utilisée, il vous sera très difficile de calculer les revenus de votre restaurant à quelque niveau que ce soit.
• Faire ressortir les problèmes: Si vous constatez qu’un même ingrédient s’épuise toujours très rapidement, vous pourrez investiguer et régler le problème! Si les mêmes ingrédients s'épuisent rapidement à plusieurs reprises, vous pouvez alors commencer à chercher pourquoi et comment résoudre ces problèmes !

Maintenant, vous vous demandez sans doute ce qui entraîne des pertes. Eh bien, voici les suspects habituels… à examiner en premier :

• Détérioration: Aliments qui s’abîment ou deviennent périmés avant que vous ne puissiez les utiliser. Lorsque la nourriture se détériore avant que vous ne puissiez l'utiliser.
• Dégâts: Ingrédients renversés qui ne peuvent plus être utilisés. Lorsque des ingrédients alimentaires sont renversés et ne peuvent donc pas être utilisés pour le service.
• Erreurs des employés: Erreurs de commande et de service en tout genre. Lorsque la nourriture est mal servie, qu'elle est déposée sur la mauvaise table, etc.
• Clients insatisfaits: Plats servis pour compenser une expérience négative d’un client. Lorsque de la nourriture est offerte pour compenser une expérience négative d'un client.
• Repas communs: Produits utilisés pour les repas du personnel avant, pendant ou après le service. Lorsque l'inventaire est utilisé pour un repas commun du personnel avant, pendant ou après le service.
• Bris: Bris d’assiettes, de verres, etc. pendant le service. Lorsque les assiettes, les verres, etc. se cassent pendant le service.
• Vol : Vol: Produits subtilisés de votre restaurant.

Meilleures pratiques de gestion des stocks

Il semble que 75 % des restaurants ont de la difficulté à générer des profits en raison de leur coût de revient. La gestion des stocks peut aider à lutter contre ce problème, mais à condition de le faire de manière judicieuse. Au fil de la mise en place d’un processus de gestion de l’inventaire, voici quelques conseils à garder en tête : ont du mal à dégager des bénéfices en raison de leurs coûts alimentaires. La gestion des stocks peut vous aider à résoudre ce problème, mais vous devez vous y prendre intelligemment. Alors que vous commencez à mettre en place des processus de suivi des stocks, voici quelques conseils à garder à l'esprit :

• Création d’un processus de réception. Dans un restaurant, on reçoit des livraisons avant le service, mais aussi parfois pendant celui-ci. Les livraisons peuvent également arriver toutes en même temps, ce qui devient vite compliqué. C’est là que la mise en place d’un processus de réception des commandes entre en jeu. Idéalement, avant de signer la facture, les employés doivent s’assurer que les produits et les quantités reçues correspondent à ce qui figure sur celle-ci. La personne qui reçoit une livraison devrait aussi apposer ses initiales et indiquer la date sur la facture au cas où vous auriez à faire un suivi. Lorsque vous gérez un restaurant, vous devez vous attendre à recevoir des livraisons avant et parfois même pendant le service. Plusieurs d'entre elles peuvent tomber en même temps le même jour, ce qui peut s'avérer un peu difficile à gérer. Mettez en place une procédure de réception des commandes. Nous vous conseillons de vérifier que les articles et les quantités déposés correspondent à la facture de livraison avant de signer.
• Demandez à la personne qui reçoit la livraison d'ajouter ses initiales et la date sur la facture au cas où vous auriez besoin de revenir en arrière et de demander des informations supplémentaires à votre personnel.
• Établissez une valeur nominale. Il s'agit de la quantité minimale de stock dont vous avez besoin pour chaque article. Si vos stocks sont inférieurs à la valeur nominale, vous savez qu'il est temps de commander plus d'articles. Les restaurants sont des lieux très fréquentés où de nombreux besoins surgissent souvent en même temps. La formation de votre personnel à l'inventaire vous permettra de faire appel à lui pour la réception, la saisie et le contrôle des stocks. Lorsqu'ils sont formés, ils peuvent également garder un œil sur les ruptures de stock.
• Établir un par. La valeur nominale est la quantité minimale de stock dont vous avez besoin pour chaque article. Si votre stock est inférieur à la valeur nominale, vous savez qu'il est temps d'en commander davantage.
• Mise à l’horaire de l’inventaire. L’inventaire hebdomadaire ou mensuel devrait être intégré à la description de tâches d’un poste donné et fixé à un moment précis. La prise d’inventaire deviendra alors une priorité non négociable. Il s'agit d'une partie intégrante de l'équipe. L'inventaire devient ainsi une priorité non négociable.

Comment gérer les stocks?
La prise d’inventaire peut se faire de toutes sortes de manières. Voyons voir les technologies disponibles. De façon générale, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez opter soit pour un système de points de vente qui gère automatiquement l’inventaire, soit pour une application de gestion de l’inventaire que vous pouvez utiliser à partir d’un téléphone ou d’un ordinateur. Voici quelques aspects à considérer pour évaluer quelle technologie vous convient le mieux :

• Prix : Prix: Les frais associés au système sont-ils uniques ou prennent-ils la forme d’un abonnement? Respectent-ils votre budget mensuel et annuel?
• Suivi des ingrédients: Jusqu’à quel point le suivi est-il précis? Le système permet-il de faire un suivi des ingrédients en lien avec les plats dans lesquels ils sont utilisés? Quelle est la granularité du suivi en matière d'alimentation ? Peut-il suivre les ingrédients en fonction de l'endroit où ils sont utilisés dans le menu ?
• Facilité d’usage: L’outil est-il simple à utiliser pour vous et votre équipe? La formation requiert-elle beaucoup de temps? Est-il facile à utiliser pour vous et votre personnel ? Peut-on former rapidement le personnel à son utilisation ?
• Intégrations: Le système s’intègre-t-il facilement à d’autres technologies que vous utilisez déjà et communique-t-il bien avec celles-ci? S'intègre-t-il et communique-t-il facilement avec les autres technologies que vous utilisez pour votre restaurant ?
• Soutien technique: En cas de problème, aurez-vous accès à de l’assistance en tout temps? Est-ce que des ressources (chargé de compte, documents, etc.) sont à votre disposition pour vous aider à optimiser l’inventaire à l’aide du système? Êtes-vous en mesure d'accéder à une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en cas de problème ? Existe-t-il des ressources ou des gestionnaires de comptes disponibles pour vous aider à optimiser votre inventaire à l'aide de la technologie ?

Il n’existe aucune solution de gestion de l’inventaire qui convient à tous les types d’établissements. Mais par pitié, vous devez absolument éviter de gérer le tout dans votre tête, et d’ainsi semer le chaos dans votre cuisine. Votre équipe vous en remercie à l’avance!

Back of House est une plateforme indépendante et neutre qui aide les restaurateurs à trouver et choisir les solutions dont ils ont besoin pour réussir.