Établissement des horaires : faire en sorte que ça fonctionne

Les politiques et les outils informatiques aident à gagner du temps et épargnent bien des maux de tête.

Une fois que vous avez réussi à trouver des employés, vous devez établir des horaires. Mais cette tâche devient trop souvent un casse-tête sans fin. 

Heureusement, il existe plusieurs façons de simplifier les choses, de la création de politiques internes à l’usage d’un logiciel de gestion des horaires. L’utilisation des bons outils facilite la gestion des horaires tout en satisfaisant aux besoins de l’entreprise, puisqu’elle aide à faire en sorte d’avoir le personnel nécessaire au bon moment en salle à manger ou en cuisine.

Créer des normes

La création de l’horaire commence bien avant que celui-ci ne soit affiché dans un agenda en ligne ou dans la salle des employés. En restauration, beaucoup d’employés ont plus d’un emploi. Vous devez donc définir des attentes claires et vous assurer que les gens que vous embauchez savent combien de quarts de travail ils auront. Les conseils suivants vous aideront aussi à favoriser leur équilibre travail-vie personnelle :

• Faites connaître l’horaire dès que possible; s’ils le connaissent 3 à 4 semaines à l’avance, les employés pourront s’organiser et en faire une priorité.
• Disposez de politiques claires pour les demandes (et l’approbation) de congés ou les changements de quarts.
• Prévoyez du temps pour la préparation de l’ouverture et le nettoyage après la fermeture.

Envisager l’utilisation d’un logiciel

Les logiciels de gestion des horaires peuvent aider à organiser les quarts de travail et à améliorer la communication avec le personnel. Back of House Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’évaluation de ces solutions :

• L’outil est-il convivial? 
  • Recherchez un système facile à utiliser. Vous ne voulez pas avoir à vous battre avec la configuration.
  • Trouvez-en un avec des modules prêts à l’emploi et des mises à jour intuitives.
  • Veillez à ce que la navigation soit facile pour votre personnel. Sinon, ils ne l’utiliseront pas.
• Est-il adapté aux appareils mobiles?
  • Les personnes occupées sont toujours connectées sur leur cellulaire.
  • Pour rester en contact, il faut un logiciel dont l’affichage sur un appareil mobile est optimisé.
• Est-il doté de capacités de communication?
  • Le logiciel doit servir de plateforme à partir de laquelle vous pouvez tout gérer.
  • Vérifiez qu’il offre des fonctions de notification et de messagerie :
  • Pour éviter de faire le travail deux fois;
  • Pour vous assurer que les messages sont envoyés (et reçus).
• Est-il conçu pour les restaurants?
  • Un système conçu spécialement pour les restaurants risque plus de répondre à vos besoins d’affaires.
  • La compatibilité avec le système de points de vente donne la possibilité de comparer les horaires avec les ventes en vue d’optimiser le service et le profit.

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