Des dollars pleins de sens : les meilleures stratégies de gestion du budget

Plus les marges se resserrent, plus il devient important de bien gérer son budget si l’on veut se démarquer… sans devoir puiser dans ses réserves.

Voici six stratégies qui vous permettront d’aborder la gestion du budget de manière sensée.

1. Comprendre chaque élément de ses résultats
Selon Restaurants Canada, actuellement, le bénéfice moyen avant impôt pour les établissements indépendants à service complet est d’environ 4,7 %. Comme les coûts de main-d’œuvre sont à la hausse et que la marge de profit rétrécit de plus en plus, il est plus important que jamais de gérer soigneusement son budget. Doug Owens, directeur ‒ Secteur commercial chez Service alimentaire Gordon est d’avis qu’il « faut beaucoup plus se concentrer sur la répartition du budget qu’avant, sans quoi les fluctuations du marché pourraient devenir très problématiques ».

Pour ce faire, on doit examiner de façon méthodique chaque « ligne » de son état des résultats. On analyse ses structures de coûts et ses sources de revenus, et l’on détermine ce qui nous permet de faire du profit et quelles dépenses pourraient être légèrement réduites en vue d’augmenter la rentabilité. 

Une des meilleures façons de simplifier le processus consiste à former les équipes à gérer elles-mêmes leur budget. Cela facilite l’analyse des résultats et donne l’occasion d’embaucher des employés ayant des compétences qui nous font défaut. Par exemple, si l’impôt vous fait dresser les poils sur les bras ou que la simple idée de négocier le bail vous rend malade, vous pourriez vous assurer d’avoir dans votre équipe quelqu’un ayant une bonne expérience de la comptabilité et une autre qui excelle dans l’art de négocier.

2. Connaître le processus de traitement des transactions par carte de crédit
Selon la National Restaurant Association, les consommateurs utilisent une carte de crédit dans près de 80 pour cent des transactions faites au restaurant. Et la façon dont est géré le processus de paiement et dont vous interagissez avec votre fournisseur ou votre banque peut grandement influer sur le moment où vous aurez accès à l’argent qui vous revient. 

Tout d’abord, si vous n’acceptez toujours pas le paiement par carte de crédit, vous devriez envisager de le faire, sans quoi vous limiterez considérablement votre bassin de clients potentiels et donc, vos possibilités de revenus.

Si vous acceptez les cartes de crédit, vérifiez dans votre contrat à quel moment le remboursement a lieu. Si l’on ne vous verse pas l’argent avant plusieurs jours, vous êtes sans doute perdants.
 
Autre conseil : plusieurs fournisseurs offrent des services personnalisés à certains types d’entreprises, dont les restaurants. Ces services pourraient vous permettre de réduire de manière notable vos coûts accessoires. Lisez donc les petits caractères et comparez les coûts des services spécialisés à ceux des services généraux.
 
Cherchez aussi les coûts cachés comme les frais de relevé de compte et autres. S’ils sont le prix à payer pour faire affaire avec un créancier, il faut toutefois savoir qu’ils varient grandement d’un fournisseur à l’autre. Et vous ne souhaitez pas payer de frais additionnels chaque fois que vous utilisez une option donnée. Par-dessus tout, lisez attentivement les modalités de votre contrat avant de le signer.
 
3. Examiner ses opérations
« Avez-vous calibré vos fours? Vérifié vos thermomètres? Ce sont des détails qu’on oublie souvent, parce qu’on se concentre plutôt sur la satisfaction de la clientèle », explique M. Owens. Pour limiter les coûts « cachés » et découvrir d’autres possibilités d’économies, procédez sans tarder à un examen complet de tous vos processus opérationnels.

Pour commencer, déterminez s’il est possible de regrouper certains coûts associés aux services publics. Vérifiez aussi si vous pourriez économiser en payant le gaz, l’électricité et vos autres services à l’avance. 

Une fois que c’est fait, examinez tout ce qui concerne le bâtiment et l’équipement. Prévoyez un entretien régulier et un suivi mensuel. Posez-vous également les questions suivantes : l’isolation suffit-elle à modérer vos coûts de chauffage, de ventilation et de climatisation? Votre système de climatisation fonctionne-t-il de façon efficace? Votre tuyauterie fuit-elle? Pensez aussi à changer les ampoules normales pour des produits écoénergétiques et à vérifier si votre système électrique fonctionne bien.

4. Nouer des relations d’affaires mutuellement bénéfiques
Collaborez avec vos fournisseurs en vue de les aider à comprendre que leur réussite est liée à la vôtre. Vous devez aussi envisager les choses autrement. Vous pourriez, par exemple, tenter de négocier auprès de votre propriétaire un bail de dix mois, plutôt que douze. Vous pourriez vous entendre sur des paiements plus élevés pendant dix mois et aucun paiement lors des deux mois les plus tranquilles de l’année, ce qui aurait pour effet de dégager des liquidités au moment où vous en avez le plus besoin. Vous pourriez faire de même pour vos assurances et plusieurs autres services.
 
5. Surveiller les coûts de main-d’œuvre
L’élaboration d’un plan annuel de gestion de la main-d’œuvre peut permettre de mieux contrôler cet important poste de coûts. Portez particulièrement attention aux périodes plus calmes (saisons, jours de la semaine, moments de la journée) en vue de déterminer si une réduction de personnel serait possible à ces moments. 

Et ne vous contentez pas d’examiner les taux horaires et les heures de travail prévues. Dans la situation actuelle, on a tout avantage à avoir recours aux services d’une entreprise de gestion du personnel. Celle-ci pourra nous aider à mieux gérer les coûts de main-d’œuvre et à élaborer une bonne stratégie de recrutement, d’embauche, de formation et de rétention. Il faut savoir que les coûts associés au roulement sont énormes et peuvent gruger une bonne part du profit. Prenez donc le temps d’évaluer les possibilités, puis choisissez un fournisseur qui répond à vos besoins.

6. Créer une culture d’appartenance
Vos responsables doivent absolument comprendre que la gestion efficace du budget est primordiale à la survie de l’établissement, et donc de leur emploi. Expliquez clairement que vous vous attendez de ces personnes qu’elles gèrent les relations avec les fournisseurs dans une optique de contrôle des dépenses. Assurez-vous qu’elles sachent que leur rôle consiste, entre autres, à chercher des solutions pour améliorer la gestion des dépenses. Et il n’y a pas que les employés responsables des commandes et de la gestion des fournisseurs qui doivent envisager les choses ainsi. Cela doit aussi être le cas des ressources externes comme votre comptable ou votre avocat. Si tout le monde se concentre sur la gestion du budget, les économies seront au rendez-vous. 
 
En résumé, pour bien gérer son argent et ses liquidités, il faut d’abord comprendre les coûts associés à ses activités. Ce n’est qu’ensuite qu’on peut élaborer des stratégies et des processus de gestion à l’aide de son équipe et d’un fournisseur externe de même que créer une culture d’appartenance au sein du personnel.