Gestion efficace des stocks dans un restaurant

Composé de tous les produits dont vous avez besoin pour assurer le fonctionnement de votre restaurant, votre inventaire est vital à vos activités. Et le suivi que vous en faites a des répercussions majeures sur les services que vous offrez chaque jour. Même si certains restaurants prennent parfois la chose à la légère, une bonne gestion de l’inventaire demande, en fait, beaucoup d’engagement. Voici quelques renseignements et conseils qui devraient vous mettre sur la voie de la réussite :

Qu’est-ce que la gestion des stocks?

La gestion des stocks correspond au processus de suivi des stocks d’un restaurant en vue de prévenir les pertes et de garder un œil sur le profit. Voici les trois principaux éléments à prendre en compte :

• Le stock entrant: Produits qui entrent dans votre établissement, c’est-à-dire les produits de base commandés d’un fournisseur. These are supplies that are coming in the door of your restaurant–raw materials you have ordered from a vendor.
• Le stock utilisé: Produits utilisés pendant le service. On peut faire un suivi de ces produits en comparant la quantité de stock au début d’une période d’inventaire par rapport à celle restante à la fin de cette période. Ce qui nous amène naturellement à l’élément suivant… You’ll want to track what inventory is being used during service. You can often track this inventory by looking at how much stock you have at the beginning of an inventory period, compared to what you have at the end. Which naturally brings us too…
• Le stock final: Produits qui restent à la fin d’une période d’inventaire donnée. This is the inventory you are left with at the end of any given tracking period.

Vous pouvez fixer la durée de la période d’inventaire selon vos besoins. Mais, règle générale, les produits comme les aliments très périssables et ceux qui ont un gros roulement devraient être vérifiés toutes les semaines. Les articles comme les verres, les appareils et les produits de nettoyage peuvent être vérifiés sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Pourquoi est-ce important?

Les raisons de surveiller les stocks sont nombreuses. Au niveau le plus élémentaire, la gestion de l’inventaire permet de veiller à toujours avoir le nécessaire en stock. La dernière chose dont vous avez besoin, c’est de manquer d’un ingrédient essentiel au milieu d’une période très occupée. Voici quelques autres raisons :

• Lutter contre le gaspillage: Dans les restaurants, jusqu’à 10 % des aliments sont gaspillés avant même d’atterrir dans l’assiette du client, ce qui nuit à la rentabilité et à la viabilité des pratiques. Up to 10% of food is wasted in a restaurant before it ever has a chance to meet the customer’s plate, which hurts your profits and your restaurant’s sustainability practices.
• Améliorer le coût de revient: Vous trouverez plus de détails sur le calcul du coût de revient dans cet article, mais sachez que, en gros, le suivi des stocks est une étape essentielle d’une bonne gestion du coût de revient et de l’augmentation des revenus. You can read all the nitty-gritty details about food cost percentages here, but tracking your inventory is a crucial step to having healthy food percentage costs and driving more revenue.
• Réduire le stress: Une bonne gestion de l’inventaire évite de devoir s’en faire avec des ajustements de dernière minute qui risquent de mettre de la pression sur tout le monde. Effectively managing restaurant inventory means you don’t have to worry about making unexpected adjustments to your menu, which can cause stress for you and your staff.
• Augmenter l’exactitude de la marge de profit: Si vous ne savez pas réellement ce que vous utilisez, vous aurez beaucoup de difficulté à calculer vos gains et tout ce qui gravite autour de ces chiffres. If you don’t know how much of your inventory is being used, it’s going to be really hard for you to calculate your restaurant’s earnings on any level.
• Faire ressortir les problèmes: Si vous constatez qu’un même ingrédient s’épuise toujours très rapidement, vous pourrez investiguer et régler le problème! If the same ingredients deplete quickly over and over, then you can start investigating why and how to fix those problems!

Maintenant, vous vous demandez sans doute ce qui entraîne des pertes. Eh bien, voici les suspects habituels… à examiner en premier :

• Détérioration: Aliments qui s’abîment ou deviennent périmés avant que vous ne puissiez les utiliser. When food goes bad before you can use it.
• Dégâts: Ingrédients renversés qui ne peuvent plus être utilisés. When food ingredients get spilled and therefore can not be used for service.
• Erreurs des employés: Erreurs de commande et de service en tout genre. When food gets rung up incorrectly, dropped on the wrong table, etc.
• Clients insatisfaits: Plats servis pour compenser une expérience négative d’un client. When food is comped to smooth over a negative customer experience.
• Repas communs: Produits utilisés pour les repas du personnel avant, pendant ou après le service. When inventory is used for a communal staff meal before, during or after service.
• Bris: Bris d’assiettes, de verres, etc. pendant le service. When plates, glasses, etc. break during service.
• Theft: Vol: Produits subtilisés de votre restaurant.

Meilleures pratiques de gestion des stocks

Il semble que 75 % des restaurants ont de la difficulté à générer des profits en raison de leur coût de revient. La gestion des stocks peut aider à lutter contre ce problème, mais à condition de le faire de manière judicieuse. Au fil de la mise en place d’un processus de gestion de l’inventaire, voici quelques conseils à garder en tête : struggle with profits because of their food costs. Inventory management can help you combat this issue, but you need to be smart about it. As you begin to build more processes around tracking inventory, here are some tips to keep in mind:

• Création d’un processus de réception. Dans un restaurant, on reçoit des livraisons avant le service, mais aussi parfois pendant celui-ci. Les livraisons peuvent également arriver toutes en même temps, ce qui devient vite compliqué. C’est là que la mise en place d’un processus de réception des commandes entre en jeu. Idéalement, avant de signer la facture, les employés doivent s’assurer que les produits et les quantités reçues correspondent à ce qui figure sur celle-ci. La personne qui reçoit une livraison devrait aussi apposer ses initiales et indiquer la date sur la facture au cas où vous auriez à faire un suivi. Running a restaurant, you are going to have deliveries coming in before and sometimes even during service. Many can fall at the same time on the same day, which can prove to be a little overwhelming. Have a set process for receiving orders. We suggest making sure that the items and the quantities being dropped off match the delivery invoice before signing off.
• Demandez à la personne qui reçoit la livraison d'ajouter ses initiales et la date sur la facture au cas où vous auriez besoin de revenir en arrière et de demander des informations supplémentaires à votre personnel.
• Établissez une valeur nominale. Il s'agit de la quantité minimale de stock dont vous avez besoin pour chaque article. Si vos stocks sont inférieurs à la valeur nominale, vous savez qu'il est temps de commander plus d'articles. Restaurants are busy places with many needs often springing up at the same time. Training your staff on inventory will allow you to tap them for assistance receiving, entering and checking inventory. When they are trained they can also keep an extra eye out for when supplies get low.
• Establish a par. Par is the minimum amount of inventory that you require for each item. If your inventory is below par, you know it’s time to order more.
• Mise à l’horaire de l’inventaire. L’inventaire hebdomadaire ou mensuel devrait être intégré à la description de tâches d’un poste donné et fixé à un moment précis. La prise d’inventaire deviendra alors une priorité non négociable. Assign it as a definitive part of a shift. This makes inventory a nonnegotiable priority.

Comment gérer les stocks?
La prise d’inventaire peut se faire de toutes sortes de manières. Voyons voir les technologies disponibles. De façon générale, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez opter soit pour un système de points de vente qui gère automatiquement l’inventaire, soit pour une application de gestion de l’inventaire que vous pouvez utiliser à partir d’un téléphone ou d’un ordinateur. Voici quelques aspects à considérer pour évaluer quelle technologie vous convient le mieux :

• Price: Prix: Les frais associés au système sont-ils uniques ou prennent-ils la forme d’un abonnement? Respectent-ils votre budget mensuel et annuel?
• Suivi des ingrédients: Jusqu’à quel point le suivi est-il précis? Le système permet-il de faire un suivi des ingrédients en lien avec les plats dans lesquels ils sont utilisés? How granular is tracking when it comes to food? Can it track ingredients connected to where they are used on the menu?
• Facilité d’usage: L’outil est-il simple à utiliser pour vous et votre équipe? La formation requiert-elle beaucoup de temps? Is it user friendly for you and your staff? Can people be trained on it quickly?
• Intégrations: Le système s’intègre-t-il facilement à d’autres technologies que vous utilisez déjà et communique-t-il bien avec celles-ci? Does it easily integrate and communicate with other technologies you are using for your restaurant?
• Soutien technique: En cas de problème, aurez-vous accès à de l’assistance en tout temps? Est-ce que des ressources (chargé de compte, documents, etc.) sont à votre disposition pour vous aider à optimiser l’inventaire à l’aide du système? Are you able to access support 24/7 if something goes wrong? Are there resources or account managers available to help you optimize your inventory using the technology?

Il n’existe aucune solution de gestion de l’inventaire qui convient à tous les types d’établissements. Mais par pitié, vous devez absolument éviter de gérer le tout dans votre tête, et d’ainsi semer le chaos dans votre cuisine. Votre équipe vous en remercie à l’avance!

Back of House Back of House est une plateforme indépendante et neutre qui aide les restaurateurs à trouver et choisir les solutions dont ils ont besoin pour réussir.